Entregar os documentos fiscais no prazo adequado é uma forma de evitar multas e problemas legais. Desenvolver boas práticas para a elaboração e entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e do Sped é uma iniciativa fundamental para a empresa que deseja estar em dia com a lei e melhorar a organização dos seus processos internos.
Confira, a seguir, como otimizar a entrega da ECF e do Sped:
Além da transparência, o Sped combate a sonegação fiscal e facilita a vida das empresas na medida em que dispensa o acúmulo de muitos papeis e a ocupação de um amplo espaço físico.
Apesar de sua relativa praticidade, as empresas ainda enfrentam dificuldades na geração e entrega do Sped contábil. O Sped envolve áreas diversas, como:
– ECD;
– EFD;
– NF-e;
– CIAP;
– PIS/Cofins.
A ECF é uma obrigação mais nova, cujo prazo de entrega foi antecipado para até o último dia útil de junho de 2016. Talvez, devido à sua origem recente, o ECF ainda está sendo um problema para a maioria das empresas.
Quando se fala de otimização na entrega, não se pode esquecer do planejamento. É preciso, por exemplo, conhecer a fundo as necessidades de sua empresa. O Sped contábil exige que os gestores compreendam quais são as suas etapas, o tempo médio necessário para a integração dos dados fiscais, a existência de empresas que oferecem ferramentas e a consultoria para apontar as melhores soluções.
A ECF e Escrituração Contábil Digital (ECD), por sua vez, devem ser pensadas em conjunto e não separadamente. A ECD fornece, inclusive, dados úteis para a elaboração da EFC. Antecipando a elaboração da ECD, é possível fazer o cruzamento de informações valiosas com a apuração de impostos, como IR e CSLL.
A transição do formato tradicional de ECF e ECD para o formato específico do Sped pode gerar riscos. Para evitar isso e minimizar o impacto negativo sobre o prazo de entrega, as empresas podem recorrer a ferramentas oferecidas por determinados softwares.
O acompanhamento dos cálculos de impostos deve ser realizado mensalmente para evitar lacunas na ECF. É importante, também, efetuar a apuração de acordo com as normas. Falhas na ECF podem resultar em dados incorretos e em penalizações por parte do Fisco. Na hora de validar os dados, siga os parâmetros estabelecidos pela Receita Federal — assim, é possível checar a qualidade das informações antes de fazer a entrega.
Para evitar conflitos entre as normas da ECF e da ECD, é importante vincular as contas do Plano Referencial na ECD conforme as validações na ECF. Dessa forma, reduzem-se os riscos de análises indevidas de determinados itens, como Equivalência Patrimonial, Lucro da Exploração e assim por diante.
As empresas devem estar enquadradas na lei nº 12.973/2014, que define a extinção do Regime de Transição Tributária (RTT) para 2015 e exige a criação das subcontas para que se ajustem às normas.
Também é importante também usar um sistema automatizado que rastreie informações precisas, permita intercâmbio eficaz entre as áreas que se envolvem no cumprimento de obrigações acessórias e facilite a identificação de inconsistências para correções a tempo.
Planejamento, conhecimento, comunicação e um sistema atualizado são fatores importantes para a elaboração e entrega de um ECF e Sped qualificados e dentro do prazo.
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