Hoje em dia, é essencial contar com um programa de Ordem de Serviço na sua oficina mecânica, pois elas servem para organizar o trabalho e deixar todos os funcionários envolvidos na manutenção cientes do que deverá ser feito, além disso, é possível fazer alterações necessárias, condizentes com o que o serviço demanda.
Também chamada de OS, a Ordem de Serviço é um documento que formaliza um serviço prestado e que contém as informações ditas pelo cliente quando ele dá entrada em um reparo em sua oficina. Depois que tudo é preenchido, o técnico e o cliente declaram estar cientes e o conserto pode iniciar.
Após a saída do cliente de sua oficina, a OS passa a ter mais importância interna, já que se torna um guia das atividades internas.
Todos os passos realizados no carro são anotados na Ordem de Serviço.
Assim como já dissemos aqui, uma Ordem de Serviço possui informações sobre o cliente. Então, ao tirar a ordem, você deve seguir uma lista de dados essenciais:
Apesar da lista, você deve ter em mente que a sua OS pode conter mais perguntas! Tudo depende do trabalho executado em sua oficina mecânica e dos pedidos dos clientes.
Quando a OS for toda preenchida, o técnico e o cliente assinam. Isso dá garantia para ambos os lados de que o serviço será feito. Além disso, cada ordem tem um número diferente, o que determina uma sequência de quando o trabalho será realizado, criando um fluxo de trabalho (falaremos mais a frente), e é mais difícil do serviço atrasar ou ser esquecido.
É importante trabalhar com Ordem de Serviço para manter o trabalho organizado, orientar as tarefas, controlar o tempo, a mão de obra e quais recursos serão investidos na prestação do serviço.
O uso contínuo do documento pode te ajudar a otimizar o tempo de trabalho e manter um ambiente coletivo mais ordenado.
Além disso, ela serve para atualizar a equipe sobre o que já foi feito, pois a cada avanço que é feito em um veículo, o técnico responsável adiciona mais informações na ordem.
Como já falamos aqui anteriormente, a OS é atualizada. Assim, você consegue analisar quanto tempo cada serviço demora em média para ser feito e definir estratégias para otimizar os processos que demandam mais horas.
Ao mesmo tempo que você consegue controlar a produtividade dos seus funcionários, também consegue controlar o estoque. Pois em todas as ordens são acrescentadas as peças necessárias para o reparo. Portanto, fica mais simples controlar o que é essencial encomendar.
Uma OS serve não somente para manter a equipe atualizada sobre os processos atuais, como também para criar um histórico de informações e, toda vez que o cliente retornar a sua oficina, você encontrará o que já foi feito no veículo dele. Normalmente, essa busca pode ser feita pelo número da ordem, nome completo do cliente ou CPF.
Um programa de ordem de serviço serve, principalmente, para organizar o fluxo de trabalho, em que você faz um ranqueamento das tarefas, por prazo de entrega e relevância. Dessa forma, você unifica equipes em uma tarefa, tornando o processo uniformizado e dinâmico.
Muito se engana quem pensa que existe apenas um tipo de Ordem de Serviço. O tipo que você levará para a sua empresa depende de vários fatores, como qual se adequa melhor ao seu trabalho, qual delas a sua equipe se adaptou melhor… reuníamos para você quatro modelos diferentes.
Anteriormente, nós te falamos quais as informações mais comuns anotadas em uma OS para oficina mecânica. Porém, agora vamos te ensinar a como manter as ordens salvas, para não ter que perder tempo fazendo novos modelos toda vez que chegar um cliente diferente na sua oficina.
Você pode fazer um arquivo em Excel ou em formato PDF, como uma declaração, e disponibilizar em uma rede em que todos os funcionários tenham acesso.
Entretanto, a melhor opção e mais indicada para manter um programa de Ordem de Serviço é trabalhar com um sistema de gestão, responsável por gerar uma OS automaticamente e que fornece acesso a todos os funcionários, de todas as áreas da empresa, para iniciar os processos do serviço.
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