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Como tirar e acompanhar Ordem de Serviço na sua oficina

Hoje em dia, é essencial contar com um programa de Ordem de Serviço na sua oficina mecânica, pois elas servem para organizar o trabalho e deixar todos os funcionários envolvidos na manutenção cientes do que deverá ser feito, além disso, é possível fazer alterações necessárias, condizentes com o que o serviço demanda.

O que é uma Ordem de Serviço?

Também chamada de OS, a Ordem de Serviço é um documento que formaliza um serviço prestado e que contém as informações ditas pelo cliente quando ele dá entrada em um reparo em sua oficina. Depois que tudo é preenchido, o técnico e o cliente declaram estar cientes e o conserto pode iniciar.

Após a saída do cliente de sua oficina, a OS passa a ter mais importância interna, já que se torna um guia das atividades internas.

Todos os passos realizados no carro são anotados na Ordem de Serviço.

Como tirar uma Ordem de Serviço?

Assim como já dissemos aqui, uma Ordem de Serviço possui informações sobre o cliente. Então, ao tirar a ordem, você deve seguir uma lista de dados essenciais:

Nome do cliente;
CPF;
Endereço;
Data e hora;
Descrição do serviço que será feito;
Peças que serão utilizadas;
Valor de cada peça;
Modelo do carro ou moto;
Marca e placa do carro ou moto;
Condições em que o carro ou moto chegou até a sua oficina (há vidros trincados? Todas as travas estão funcionando? Os pneus estão cheios? Faça um diagnóstico completo do veículo);
Acessórios;
Termos de garantia;
Laudo técnico;
Solução;
Valor total do serviço.

Apesar da lista, você deve ter em mente que a sua OS pode conter mais perguntas! Tudo depende do trabalho executado em sua oficina mecânica e dos pedidos dos clientes.

Quando a OS for toda preenchida, o técnico e o cliente assinam. Isso dá garantia para ambos os lados de que o serviço será feito. Além disso, cada ordem tem um número diferente, o que determina uma sequência de quando o trabalho será realizado, criando um fluxo de trabalho (falaremos mais a frente), e é mais difícil do serviço atrasar ou ser esquecido.

Qual a importância da Ordem de Serviço?

É importante trabalhar com Ordem de Serviço para manter o trabalho organizado, orientar as tarefas, controlar o tempo, a mão de obra e quais recursos serão investidos na prestação do serviço.

O uso contínuo do documento pode te ajudar a otimizar o tempo de trabalho e manter um ambiente coletivo mais ordenado.

Além disso, ela serve para atualizar a equipe sobre o que já foi feito, pois a cada avanço que é feito em um veículo, o técnico responsável adiciona mais informações na ordem.

Controle da produtividade

Como já falamos aqui anteriormente, a OS é atualizada. Assim, você consegue analisar quanto tempo cada serviço demora em média para ser feito e definir estratégias para otimizar os processos que demandam mais horas.

Controle de estoque

Ao mesmo tempo que você consegue controlar a produtividade dos seus funcionários, também consegue controlar o estoque. Pois em todas as ordens são acrescentadas as peças necessárias para o reparo. Portanto, fica mais simples controlar o que é essencial encomendar.

Histórico de informações

Uma OS serve não somente para manter a equipe atualizada sobre os processos atuais, como também para criar um histórico de informações e, toda vez que o cliente retornar a sua oficina, você encontrará o que já foi feito no veículo dele. Normalmente, essa busca pode ser feita pelo número da ordem, nome completo do cliente ou CPF.

Fluxo de trabalho com Ordem de Serviço

Um programa de ordem de serviço serve, principalmente, para organizar o fluxo de trabalho, em que você faz um ranqueamento das tarefas, por prazo de entrega e relevância. Dessa forma, você unifica equipes em uma tarefa, tornando o processo uniformizado e dinâmico.

Dicas de como tornar o fluxo de trabalho eficiente e organizado:

Registre todos os processos internos: liste todas as tarefas da empresa, inclusive as menores e mais rápidas;
Contabilize os recursos: coloque no ponta do lápis quais são os recursos disponíveis para investimento em sua empresa;
Acompanhe os resultados: analise os resultados sempre que possível e aponte para toda a sua equipe os pontos que podem ser melhorados.

como tirar e acompanhar ordem de serviço

Modelos de Ordem de Serviço

Muito se engana quem pensa que existe apenas um tipo de Ordem de Serviço. O tipo que você levará para a sua empresa depende de vários fatores, como qual se adequa melhor ao seu trabalho, qual delas a sua equipe se adaptou melhor… reuníamos para você quatro modelos diferentes.

Ordem de serviço de manutenção: é uma das ordens mais recorrentes em quase todas as empresas. O pedido é feito para reparar algum dano que ocorra sobre os recursos ou serviços prestados pela empresa.
Pedido de serviço: esse modelo independe de um dano para ser solicitado. Ele é relacionado às expansões e inovações, ou ainda, ao início de um novo projeto para o cliente.
Ordem de serviço de evento: o pedido está relacionado à uma organização ou contribuição em um acontecimento esporádico e relevante para a sua empresa.
Ordem de serviço preventivo: esse modelo de ordem não espera o erro acontecer para acionar o serviço. A ordem é solicitada com a intenção de preparar o objeto para que imprevistos não ocorram no futuro.

Como fazer uma OS?

Anteriormente, nós te falamos quais as informações mais comuns anotadas em uma OS para oficina mecânica. Porém, agora vamos te ensinar a como manter as ordens salvas, para não ter que perder tempo fazendo novos modelos toda vez que chegar um cliente diferente na sua oficina.

Você pode fazer um arquivo em Excel ou em formato PDF, como uma declaração, e disponibilizar em uma rede em que todos os funcionários tenham acesso.

Entretanto, a melhor opção e mais indicada para manter um programa de Ordem de Serviço é trabalhar com um sistema de gestão, responsável por gerar uma OS automaticamente e que fornece acesso a todos os funcionários, de todas as áreas da empresa, para iniciar os processos do serviço.

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